São 3 horas da tarde e já me distraí o bastante por hoje. Já li as mensagens que pipocam a todo instante no WhatsApp, já assisti a um vídeo lindo no Youtube, já ouvi atentamente à briga do vizinho, já olhei a chuva que cai lá fora, já chequei meu e-mail compulsivamente e já conferi todos os livros que estão com desconto em mais um saldão de janeiro.

Ufa! Tudo que eu precisava era me distrair menos e me concentrar mais enquanto estou trabalhando. Sim, estou em um dia normal de trabalho, lutando contra os tais ladrões do tempo – redes sociais, internet, celular, entre outros tantos vilões que me deixam cada vez mais distraída e com aquela sensação de que o dia não rendeu.

Se não bastasse, a minha mente não colabora. Penso na próxima tarefa, na resposta que preciso dar para a minha amiga, no chocotone que sobrou do Natal, no texto que estou escrevendo, no próximo livro que vou comprar.

Com distrações e interrupções por todo lado – e também na minha mente -, torna-se um verdadeiro desafio concentrar-me apenas no que é essencial, nas tarefas que ainda preciso terminar.

Concentre-se quem puder
Nem toda interrupção é nociva. Algumas são até necessárias, como o telefonema que acabei de receber do meu cliente, orientando-me sobre uma tarefa. O problema é quando as interrupções são constantes, distraem e atrapalham a nossa produtividade.

E não adianta culpar os outros pela nossa falta de foco. Várias pesquisas já apontaram que as pessoas interrompem a si próprias no trabalho quase tanto quanto são interrompidas. É o que concluiu, por exemplo, a pesquisadora norte-americana Gloria Mark, PHD em Psicologia pela Universidade de Columbia e professora da Universidade da Califórnia, na cidade de Irvine, nos Estados Unidos. Desde 2003, ela estuda os efeitos das tecnologias da informação sob a nossa atenção, humor e estresse e comportamento multitarefa.

Em um de seus estudos, ela descobriu que 44% das interrupções são por causas próprias, ou seja, nós mesmos interrompemos algo que estamos fazendo para checar as redes sociais, dar um telefonema, puxar papo com o colega do lado e por aí vai.

Nessa mesma pesquisa, a pesquisadora constatou que, depois de uma interrupção, nós precisamos de aproximadamente 25 minutos para retomar a atenção plena à tarefa de antes.

Gloria e os outros pesquisadores também concluíram que a consequência das interrupções no trabalho vão além da queda de produtividade. As taxas de esforço, frustração, pressão e estresse aumentam consideravelmente.

Como você usa o seu tempo?
Imagino que você também lute contra as distrações e interrupções diárias quando está trabalhando, estudando, dirigindo ou simplesmente lendo esse texto.

Se você se vê nessa situação, aproveite o clima de otimismo e euforia do início de ano para iniciar um movimento de mudança efetivo e duradouro. Mas antes, pare um pouquinho para pensar sobre a qualidade do seu tempo, especialmente no trabalho ou nos estudos.

Algumas perguntas podem ajudá-lo nessa reflexão:

* De quanto em quanto tempo você perde a concentração?
* O que tem feito o foco se esvair: distrações tecnológicas, interrupções externas ou os seus próprios pensamentos?
* Como você lida com as interrupções externas, provocadas por pessoas, notificações ou pelo ambiente à sua volta?
* Conversas paralelas no escritório costumam tirar o seu foco?
* Seu colega de trabalho vai à sua mesa toda hora para uma “perguntinha rápida”?
* Depois de ser interrompido, quantos minutos, em média, você demora para se concentrar novamente?
* A sua caixa de e-mails fica aberta o dia inteiro no seu computador?
* Você checa a sua caixa de entrada compulsivamente ao longo do dia?
* Lê todos os e-mails novos imediatamente ou apenas os mais urgentes?
* É do tipo que mantém uma infinidade de abas abertas no navegador?
* Dá uma paradinha toda hora para uma rápida visita ao Facebook e Instagram? E de quebra, ao WhatsApp também?
* Faz intervalos para descanso entre uma tarefa e outra ou levanta da cadeira só para ir ao banheiro e almoçar?
* Mantém uma lista de tarefas realista, com espaço para imprevistos?
* Na sua listinha tem sempre uma primeira prioridade ou você escolhe cada tarefa aleatoriamente?
* É do tipo multitarefa, que faz várias coisas ao mesmo tempo?
* Tem mania de deixar tudo para depois? (Vício em procrastinação)
* Costuma participar de reuniões longas e improdutivas no trabalho?
* Sabe delegar as tarefas mais triviais?
* Acha difícil dizer NÃO para você mesmo e para os outros?

Evitando as distrações
Respondendo às perguntas acima, você conseguiu identificar os hábitos que estão roubando o seu tempo e a sua produtividade?

Se a resposta for SIM, é bem capaz que queira dar um jeito nisso, certo? Eu também tenho a mesma intenção e já coloquei em prática algumas mudanças para me livrar das distrações.

Vou compartilhá-las agora, para que faça o teste e veja se também funcionam para você:

1. Divida as tarefas em blocos

Separe as tarefas do dia em blocos. Defina uma única tarefa para cada bloco e trabalhe apenas nela por um determinado período de tempo, sem interrupções e distrações. Marque o tempo de cada atividade em um timer e faça pausas entre um bloco e outro.

Essa técnica clássica, conhecida como Pomodoro, é recomendada por empreendedores como Tim Ferriss, autor do best-seller “Trabalhe 4 Horas por Semana”. Você não precisa seguir o método à risca, apenas tê-lo como inspiração para criar a sua própria maneira de organizar em blocos a sua jornada de estudos ou trabalho.

2. Guarde o celular

Uma pesquisa do site de carreiras norte-americano, CareerBuilder, apontou que o celular e as mensagens de texto são os maiores vilões da produtividade no trabalho. O estudo, realizado em 2016, também mostrou que três em cada quatro empregadores (75%) disseram que duas ou mais horas do dia são perdidas porque os trabalhadores estão distraídos.

Para não perder tanto tempo com distrações, não deixe o celular em cima da mesa enquanto estiver trabalhando ou estudando. Guarde o aparelho na gaveta ou na mochila, no modo silencioso, e desligue as notificações.

No começo, pode ser difícil resistir à tentação de checar o WhatsApp ou as redes sociais, mas depois que sentir a diferença você vai achar uma maravilha manter o celular bem longe. Vá por mim!

3. Defina horários fixos para checar e-mails

Reserve dois ou três momentos no dia para ler e responder os seus e-mails. Ao menos que esteja esperando uma mensagem urgente, nem abra o seu correio eletrônico fora desses períodos. Assim você evita esse vício chamado e-mail e a tendência de checá-lo compulsivamente.

Para não perder nenhuma mensagem urgente, configure uma resposta automática direcionando as urgências para o seu telefone e avise aos colegas/clientes sobre o seu novo hábito.

Ah, mais uma dica: dê uma olhada em ferramentas de produtividade específicas para gerenciamento de e-mails. O Boomerang, por exemplo, é gratuito e oferece funcionalidades interessantes, como o agendamento de e-mails para envio mais tarde e a pausa de notificações por um tempo.

4. Faça pequenas pausas produtivas

Programar pequenas pausas na sua jornada de trabalho ou estudos não vai prejudicar a sua produtividade; pelo contrário, o intervalo para descanso entre uma tarefa e outra é essencial para recarregar as energias e evitar o esgotamento mental.

Por isso, depois que terminar um bloco de tarefa, pare por dez, 15 ou 20 para mudar de ares, esticar as pernas, tomar um cafezinho, conversar com um colega ou simplesmente relaxar, sem fazer nada! Será que você consegue?! (risos)

5. Não seja multitarefa

O comportamento multitarefa, ou seja, tentar realizar múltiplas atividades ao mesmo tempo, nos torna menos produtivos e aumenta as nossas chances de desenvolver problemas de saúde.

Entre os pesquisadores que defendem essa ideia, estão o psicólogo Larry Rosen e o neurocientista Adam Gazzaley. Eles são professores da Universidade Estadual da Califórnia, nos Estados Unidos (EUA), e autores do livro “Distracted Mind” (Mente Distraída, em tradução livre), lançado em 2016 nos EUA.

Na publicação, os autores mostram como o comportamento multitarefa e a alternância entre tarefas (pular de uma atividade para outra sem parar) perturbam a nossa mente e são prejudiciais à saúde.

A dica, portanto, é simples: faça uma coisa de cada vez. Não é nada fácil, eu sei, porque vivemos na pressão de fazer sempre mais. Mas lembre-se de que a repetição leva ao hábito e persista!

6. Treine o seu cérebro

Concentração requer treino. Lembre-se disso enquanto estiver na fila do banco, dentro do ônibus ou na sala de espera do consultório.

Aproveite esses momentos ociosos para treinar o seu cérebro. Isso mesmo! E você nem precisa deixar o celular de lado para se dedicar à sua ginástica cerebral. Basta procurar por aplicativos como Lumosity, Fit Brains Trainer, Peak e Little Things Forever no Google Play ou App Store.

Esses apps, entre vários outros com versões gratuitas, oferecem uma série de exercícios e jogos que podem ajudar a melhorar a nossa capacidade de atenção, concentração, memória e raciocínio lógico.

Sugiro atividades mais curtinhas, para não ficar tão cansativo, e regularidade na prática, para ter resultados. Lembrando que as boas e velhas palavras cruzadas também fazem muito bem ao cérebro. Caça-palavras idem!

7. Pratique meditação

Um dos benefícios da meditação já comprovados cientificamente é a melhoria da capacidade de atenção e concentração. Mas, para que você sinta os resultados, é preciso ter regularidade e constância na prática.

Comece assumindo consigo mesmo o desafio de meditar diariamente por 30 dias. Foi assim que eu comecei e acabei tomando gosto pela meditação.

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