Para entender o que é produtividade, devemos considerar um fator importante: a consciência de trabalho. Ter consciência, neste caso, é entender o que deve ser feito e quando, classificando por prioridade. Prioridade é a palavra-chave da produtividade.

Basicamente, ser produtivo não é apenas trabalhar muito, é trabalhar nas coisas certas e utilizando o mínimo de recursos possível, “fazer mais, com menos”.

A produtividade de fato representa ter suas metas bem definidas e a partir daí, planejar os melhores caminhos para atingí-las com o Plano de Ação 5w2h (What – o que, Why – por que, Where – onde, When – quando, Who – quem, How – como e How much – quanto).

Para ser produtivo é preciso se livrar do hábito de estar ocupado, buscar na rotina um caminho para contornar práticas inúteis e métodos custosos demais.

É possível criar em uma empresa sistemas de trabalho que permitam que os colaboradores sejam mais produtivos em suas rotinas. Este trabalho tem a ver diretamente com a Gestão de Pessoas.

Podemos dizer que a produtividade é inversamente proporcional à sensação de estar ocupado. Assim, ao otimizar a produtividade damos conta das tarefas de forma quase natural, anulando a sensação de estar atolado. Veja algumas formas de melhorar a sua produtividade:

* Reuniões podem ser um problema se feitas com muita frequência e não tiverem propósitos bem definidos e os participantes certos. Fazer reunião é uma coisa, mas fazer reunião para agendar outra reunião é um grande desperdício de tempo.

* Às vezes é preciso dar um tempo das redes sociais para manter o foco no trabalho, deixando o aviso do celular desligado. Mas, se você é o responsável por promover e monitorar a rede social de sua empresa, destine 3 vezes ao dia para acessá-la e dar atendimento aos que curtirem, comentarem e compartilharem.

* Aprenda a gerenciar os seus emails para ser mais produtivo. Tente checar se existem novas mensagens apenas três vezes ao dia, por exemplo. Horários sugeridos: 11h, 14h e 17h.

* Faça um planejamento do seu dia de trabalho de acordo com as demandas que tem e o quanto pode produzir.

* Se, mesmo realizando mudanças e adotando novos métodos, a sensação de estar ocupado ao invés de produtivo persistir, é preciso analisar se a sua demanda não é grande demais para um só profissional. Talvez seja necessário, inclusive, contratar mais uma pessoa para realizar o trabalho.

Uma coisa é certa: estar ocupado não é sinônimo de ser produtivo.